CELG(4) HA 21
Ymateb gan : Cyngor Bwrdeisdref Sirol Conwy
1) Pam bod yr amser a dreulir yn dosbarthu cymhorthion ac addasiadau a ariennir gan Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yn amrywio’n sylweddol ledled Cymru;
1.1 Mae'n deg dweud bod y term Cyfleusterau i'r Anabl (DFG) yn cael ei gamddeall gan lawer. Caiff ei gymryd i olygu pob math o addasiadau - nid dim ond y rhai a ddiffinnir yn y Ddeddf Grantiau Tai, Adeiladu ac Adfywio 1996. Yng Nghonwy rydym yn gwahaniaethu rhwng Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl (DFG) gorfodol (deddfwriaethol) a Chymorth Cyfleusterau i'r Anabl dewisol - a ddiffinnir yn ein Polisïau Adnewyddu Tai cyhoeddedig. Mae yna hefyd fân addasiadau sy'n cael eu prosesu gan y Gwasanaeth Therapi Galwedigaethol neu gan yr Adran Gofal a Thrwsio lleol. Caiff cymhorthion bellach eu hadnabod fel Technoleg Gynorthwyol oherwydd natur newidiol y cymorth electronig yn ogystal â chorfforol sydd ar gael.
1.2 Mae'r diffiniad o’r Dangosydd Perfformiad (DP) ar gyfer Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl gorfodol (PSR / 002) yn amwys:
'Dylai nifer y diwrnodau calendr a gymerwyd i roi’r Grant Cyfleusterau i'r Anabl gael ei gyfrif o ddyddiad cyswllt cyntaf y cleient gyda’r awdurdod lleol, sy'n ymwneud yn benodol ag addasiad, y cynigir y Grant Cyfleusterau i'r Anabl iddynt wedi hynny, at y ‘dyddiad ardystiedig'. Fel arall, yn achos cleient presennol, y man cychwyn ddylai fod y dyddiad y codir yr angen am addasiad, naill ai gan y cleient neu'r Awdurdod, ac wedyn y cynigir Grant Cyfleusterau i'r Anabl.’
Gall Awdurdodau ddewis p'un ai i fesur o'r cyswllt cyntaf a gofnodwyd neu (fel arall) y dyddiad y caiff yr angen am addasiad ei godi gyntaf. Bydd hyn yn arwain at amrywiadau o fewn amserlenni yn dibynnu ar y dewis a wneir gan awdurdodau.
1.3 Awgrymwyd (os na weithredwyd) dylid rhag-boblogi’r enwadur ar gyfer y DP uchod â data o'r flwyddyn yn diweddu 31 Mawrth 2012, a ddarparwyd yn flaenorol gan awdurdodau lleol. Dylid sylwi nad yw’r ddau ffigwr (yr enwadur a'r ffigur a nodwyd) yr un fath – gan fod nifer o achosion yn pontio blynyddoedd ariannol (ar gyfer y DP). Gallai hyn arwain at hyd yn oed mwy o gamddealltwriaeth oni bai bod y diffiniad o'r DP yn cael ei newid.
1.4 Mae Conwy bob amser wedi rhoi blaenoriaeth i ariannu addasiadau (gan gynnwys Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl) dros welliannau tai eraill er y deellir nad yw awdurdodau eraill wedi gwneud hyn. Fodd bynnag, mae’r holl gynlluniau a ariennir â chyfalaf wedi dod o dan bwysau yn ystod y blynyddoedd diwethaf.
1.5 Ein profiad ni yw bod dibynnu ar asiantau allanol i ddatblygu ceisiadau ar ran ymgeiswyr yn llawn anawsterau - yn bennaf oherwydd y ffaith eu bod yn tueddu i fod â blaenoriaethau sy'n cystadlu. Mae amserlenni wedi gwella ers i’r Cyngor ddefnyddio ein hasiantaeth (hyd braich) fewnol i gynorthwyo â darparu Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl.
1.6 Mae'n amlwg y bydd lefel y gyllideb sydd ar gael yn cael effaith ar amserlenni ac efallai lle nad yw'r gyllideb yn ddigonol i gwrdd â’r galw, bydd Awdurdodau Lleol yn dal yn ôl ar geisiadau na ellir eu hariannu tu allan i'r broses ar hyn o bryd. Gallai hyn fod drwy sefydlu rhestr o atgyfeiriadau sy’n aros i gael eu symud ymlaen pan fydd arian ar gael. Gallai rhestrau gael eu blaenoriaethu yn ôl difrifoldeb yr angen.
1.7 Yng Nghonwy, gwnaethpwyd ymdrechion i ostwng cost yr holl addasiadau fel cydnabyddiaeth o’r pwysau cynyddol ar gyllidebau. Mae hyn wedi arwain at sefyllfa lle rydym yn prosesu'r un nifer o achosion am gost sylweddol is. Fodd bynnag, gall nifer fach o addasiadau costus (fel arfer estyniadau) gael effaith sylweddol ar amserlenni ac argaeledd cyllideb.
2) A wnaed cynnydd digonol wrth weithredu argymhellion adroddiad y Pwyllgor Cyfle Cyfartal yn 2009 ar addasiadau yn y cartref
2.1 Er nad oes gennym wybodaeth uniongyrchol am gynnydd Llywodraeth Cymru o ran gweithredu'r argymhellion yng Nghonwy, rydym wedi gwneud y gwelliannau canlynol:
2.2 Gwnaethpwyd cymhorthion ac addasiadau yn flaenoriaeth gorfforaethol
2.3 Pan ddaethpwyd â’r gwasanaeth addasiadau mawr yn fewnol, cynhaliwyd adolygiad o'r holl brosesau a strwythurwyd y timau i ddarparu gwasanaeth effeithlon.
2.4 Parhawyd i weithio'n agos gyda Therapyddion Galwedigaethol (OT), gan gynnwys cynnal ymweliad ar y cyd gyda’r OT a'r Syrfëwr Technegol ar ddechrau'r broses. Gwnaethpwyd arbedion drwy wneud y gwaith a drefnwyd yn iawn y tro cyntaf. Mae hyn yn ganlyniad i'r gwell cyfathrebu rhwng yr ymgeisydd, OT, y gwasanaeth Adnewyddu Tai a'r contractwr.
2.5 Defnyddio rhestr gymeradwy o gontractwyr - gan gynnwys rhestr waith wedi’i phrisio ymlaen llaw ac amserlenni tynn ar gyfer darparu.
2.6 Gweithio gydag eraill i adolygu a chyflwyno arfer da; Mae staff Adnewyddu Conwy yn hwyluso gweithio trawsawdurdod yng Ngogledd Cymru. Mae Therapyddion Galwedigaethol hefyd yn cymryd rhan mewn rhwydweithiau lleol a chenedlaethol.
2.7 Swyddog penodedig yn ymweld i gynorthwyo a chefnogi ymgeiswyr i lenwi ffurflenni cais ac ati, yn eu helpu drwy'r broses profion modd ac i weithredu fel pwynt cyswllt ar gyfer eu hymholiadau. Yn flaenorol, ymddengys bod diffyg perchenogaeth ar achosion ac roedd cleientiaid yn cael eu trosglwyddo o un swyddog i'r llall. Caiff gwybodaeth berthnasol ei gasglu’n uniongyrchol erbyn hyn - gan arwain at amserlenni llai.
2.8 Gwneir adolygiadau cynnydd rheolaidd rhwng y gwasanaeth Therapi Galwedigaethol a’r gwasanaeth Adnewyddu er mwyn sicrhau bod achosion yn symud ymlaen.
2.9 Roedd gwella mynediad i wybodaeth am addasiadau ar gyfer ein cleientiaid yn un o'n blaenoriaethau allweddol. Cyhoeddwyd taflenni amrywiol a safonau gwasanaeth mewn Plain English (a’u cyfieithu i’r Gymraeg) a’u dosbarthu hefyd o amgylch ysbytai, clinigau a meddygfeydd. Caiff y prif wasanaeth addasu gyhoeddusrwydd mewn sioeau ffyrdd amrywiol ac ymweliadau rheolaidd ag ysbytai lleol. Caiff hyn ei gefnogi gan Strategaeth Tai Pobl Hŷn Conwy a fabwysiadwyd yn ddiweddar, fel un o'r pedwar amcan strategol, i sicrhau bod gan Bobl Hŷn yng Nghonwy fynediad i wasanaethau sy'n darparu technoleg gynorthwyol ac addasiadau, gan eu galluogi i fyw'n annibynnol.
2.10 Mae Tîm Derbyn Therapi Galwedigaethol wedi cael ei sefydlu gyda'r nod o fynd i'r afael a lleihau'r rhestr aros ar gyfer asesiadau syml, ac yn ei dro’n cael effaith ar y rhestr aros gyffredinol a’r amser a dreulir yn aros am asesiadau.
2.11. Mae tri cymhorthydd Therapi Galwedigaethol (OTA) yn cynnal yr asesiadau y cyfeirir atynt yn 2.10 a chânt eu goruchwylio gan Uwch Ymarferydd OT. Mae’r amser ymyrraeth uchafswm wedi’i gyfyngu i 3 mis, ac erbyn hynny mae'r anghenion uniongyrchol wedi cael sylw. Os oes angen, neu os nad oes ateb i'r broblem, dim ond wedyn mae’r cleientiaid hyn yn cael eu cyfeirio at y tîm ardal ar gyfer atebion tymor hirach. Mae'r dystiolaeth yn awgrymu mai dim ond canran fach sy’n mynd ymlaen i’r hailddyrannu, felly'r effaith gynyddol yw bod y rheiny sydd wedi’i nodi o'r cychwyn fel bod ag anghenion sylweddol yn mynd yn syth i’r timau ardal ac nid oes rhaid iddynt aros gyn hired am asesiad gan nad yw’r rhestr aros yn llawn o faterion atgyfeirio llai cymhleth.
2.12 Cyflwynwyd OTA penodedig ar gyfer addasiadau llai cymhleth fel dilyniant o gyflwyno'r Tîm Derbyn fel menter bellach i gyflymu'r broses addasiadau ar gyfer achosion llai cymhleth. Gan mwyaf, roedd yr addasiadau a nodwyd gan y Tîm Derbyn yn rhai tynnu bath/ gosod cawod neu atebion mynediad syml. Yn hytrach na throsglwyddo i'r prif dîm ardal dyrannwyd OTA gyda phrofiad sylweddol i gyflymu’r rheiny trwy’r broses addasiadau. Mae hyn wedi gwella amserlenni’n sylweddol ar gyfer y mathau hynny o addasiadau.
2.13 Mae holiadur atborth cwsmer manwl iawn wedi cael ei gyflwyno sydd wedi arwain at atborth cwsmer da iawn (mwy na 90% o ymatebion cadarnhaol). Caiff cyfraddau boddhad eu dadansoddi gan y rheolwyr, gan Therapyddion Galwedigaethol a chontractwyr, fel y gellir nodi unrhyw batrymau. Yna caiff unrhyw faterion/ pryderon eu trin yn briodol er mwyn parhau i wella’r ddarpariaeth o wasanaeth ar gyfer ein cleientiaid.
3) Pa effaith y mae gostyngiad mewn adnoddau ar gyfer tai yn debygol o’i chael ar ddarparu addasiadau yn y cartref;
3.1 Caiff addasiadau mawr (gan gynnwys DFGs) eu hariannu drwy'r Gronfa Gyfalaf Gyffredinol. Yng Nghonwy, mae'r gwasanaeth Adnewyddu Tai yn gwneud ceisiadau am ddyraniad ar sail flynyddol fel sy'n ofynnol gan y broses cynllunio busnes. Profodd y dyraniad yn 2011/12 i fod yn annigonol a bu’n rhaid cael trosglwyddiadau o ddyraniadau sector tai preifat eraill trwy’r broses wleidyddol. Mae'r gyllideb sydd ar gael wedi gostwng yn sylweddol o uchafbwynt o £2 filiwn (dyraniad blynyddol hyd at 2008/9), gyda dim ond £1 miliwn yn cael ei ddyrannu o 20011/12. Wrth gwrdd â'r her, mae costau cyfartalog gwaith wedi cael eu lleihau - yn rhannol oherwydd ailgylchu lifftiau grisiau, teclynnau codi ac ati, ac edrych ar gynhyrchion/ deunyddiau amgen yn hytrach na rhai brand costus (ond sy'n bodloni'r un fanyleb ee CE/ nod barcud). Yn rhannol, mae hyn yn adlewyrchu newidiadau mewn galw a’r datrysiadau a nodwyd, ond mae hefyd yn adlewyrchu gwaith sylweddol i leihau'r gost drwy fanyleb dynnach a chaffael effeithiol.
3.2 Trwy ddarparu addasiadau mawr ar yr amser priodol, gellir cadw pobl yn eu tai eu hunain, nid yn unig yn lleihau costau gofal preswyl ond o bosibl yn darparu manteision emosiynol a chymunedol sylweddol i ddefnyddwyr gwasanaeth. Serch hynny, gallai effaith gwasanaeth amserol fynd tu hwnt i ohirio mynediad i ofal preswyl, er enghraifft, i liniaru costau yn y gwasanaeth gofal cartref neu ryddhau cleientiaid presennol o ofal preswyl. Mae tystiolaeth yn dangos bod sgil effaith ariannol peidio darparu gwasanaeth mewn amserau arweiniol rhesymol yn ymestyn tu hwnt i'r costau uniongyrchol i'r gwasanaeth addasiadau.
3.3 Mae angen cydnabod y berthynas rhwng y galw a lefel yr adnoddau ariannol sydd ar gael fel blaenoriaeth allweddol.
4) A yw Llywodraeth Cymru yn monitro’n effeithiol y modd y mae gwasanaethau addasu yn cael eu darparu: a Beth mwy sydd angen ei wneud i wella gwasanaethau addasu yn y cartref yng Nghymru
4.1 Nid ydym mewn sefyllfa i roi sylwadau ar drefniadau monitro ar wahân i'r mater a drafodwyd ym mharagraff 1.3.
4.2 Mynediad teg a chyson i DFG, Grantiau Addasiadau Ffisegol (PAG) neu ffynonellau eraill o gyllid (megis taliadau uniongyrchol gan sefydliadau trosglwyddo stoc) yn hanfodol. Nid yw cleientiaid yn ymddangos i fod yn derbyn cymorth yr un mor hawdd neu gyflym ag addasiadau ar gyfer eu hanableddau. Pan fo oedi yn digwydd o ran diwallu angen, gall hyn effeithio ar iechyd defnyddwyr gwasanaeth a chost y cymorth sydd ei angen yn nes ymlaen. Mae Therapyddion Galwedigaethol yn datgan bod yna anghydraddoldebau o ran cyflymder cyflwyno addasiadau, yn enwedig rhwng DFG a cheisiadau PAG. Efallai bydd Llywodraeth Cymru yn dymuno ystyried ariannu ceisiadau tenantiaid RSL trwy ddyfarnu DFG fel rhan o broses ddeiliadaeth ddall.
4.3 Gall gwahanol lwybrau ariannu arwain at drefniadau anghyson, sy'n annheg i denantiaid Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig (RSL). Gall dyblygu a gorgyffwrdd rhwng gwasanaethau Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ac Awdurdodau Lleol fod yn ddryslyd a rhoi gwerth gwael am arian.
4.4 Mae Gwasanaeth Adnewyddu Tai Conwy yn gwneud gwaith dylunio ar gyfer Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig lleol (yn dilyn trosglwyddo stoc) ac mae hyn wedi bod o fudd i ddarparu gwasanaeth a gwella amserlenni ac mae wedi arwain at gysondeb o ran safonau ar draws deiliadaethau. Mae gweithio'n agos gyda phartneriaid RSL wedi arwain at addasiadau gwell ac amserol ar gyfer tenantiaid yr effeithir arnynt.
4.5 Fel rhan o'n Strategaeth Tai Pobl Hŷn, sydd newydd ei mabwysiadu, rydym wedi datblygu is-grŵp i gymryd y cynllun gweithredu 'Technoleg Gynorthwyol ac Addasiadau' yn ei flaen. Bydd y grŵp hwn yn cynnwys cynrychiolwyr o'r holl Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig lleol sy'n cynnig addasiadau a bydd yn darparu llwyfan i ni well cydlynu’r ffyrdd yr ydym yn defnyddio a monitro gwasanaethau addasu yn well. Er bod DFG hefyd ar gyfer pobl heb fod dros 55 oed, mae’r gwaith sy'n cael ei wneud i weithredu'r strategaeth hon yn rhoi cyfle gwerthfawr i wella ein gwasanaethau ymhellach ar draws y bwrdd, drwy gael y bobl fwyaf priodol i gyfarfod, i drafod y camau canlynol:
1. Sicrhau bod pobl hŷn yn gwybod gyda phwy i gysylltu os oes ganddynt broblem ac angen asesiad ar gyfer technoleg gynorthwyol neu addasiad
2. Hyrwyddo datblygiad Teleofal ymhlith staff fel y gallant drosglwyddo'r wybodaeth i gleientiaid
3. Archwilio dulliau ariannu posibl ar gyfer gwasanaeth tasgmon a garddio
4. Helpu pobl hŷn i ryddhau cartrefi sydd wedi dod yn anymarferol iddynt fyw ynddynt drwy ddarparu cefnogaeth ac arweiniad
5. Datblygu cofrestr Cyfateb Eiddo Addasedig sy'n rhychwantu ar draws yr holl Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig, gan gyfateb tenantiaid i eiddo a addaswyd yn briodol
6. Datblygu rhaglen hyfforddiant o amgylch Urddas a Pharch ar gyfer pobl sy'n mynd i gartrefi tenantiaid i osod technoleg gynorthwyol neu addasiadau
Fel rhan o gam gweithredu 6, hoffem hefyd ddatblygu holiadur atborth cwsmeriaid traws-ddeiliadaeth, cyffredinol, fel y gallwn ddechrau safoni'r ffordd yr ydym yn cynnig y gwasanaethau hyn.